5S (5ème et dernière partie) le contrôle et la maîtrise -

C’est la fin de cette série sur le 5S et cette dernière technique va être la plus importante de toutes car elle est la plus complète.

Dans mon dernier article, je vous expliquais que j’avais quelques difficultés à me réadapter à la vie quotidienne après des vacances très dépaysantes. En effet, le fait de travailler sur un poste physique, de manière posté, une semaine le matin et l’autre l’après-midi, associé à ma fonction de représentant du personnel, me fatigue beaucoup. J’ai donc entrepris les démarches nécessaires pour changer tout ça. J’attends donc de voir quels en seront les résultats, donc patience. C’est aussi cela optimiser sa vie, étudier et chercher les possibilités qui s’offrent à nous et de passer à l’action.

Mais avant de finir la tête sous l’eau, j’utilise les CAS (carte des agents stressants) afin d’identifier tous les agents qui m’empêchent de me sentir bien. J’ai donc pour cela créé plusieurs fiches afin de trouver des solutions pour y palier. Puis j’utilise la méthode Seikutsu, avec le tableau suivi du CAS, pour surveiller les signes que mon corps m’envoie lorsqu’ un de ces agents stressants pointera le bout de son nez.

Ainsi, chaque fois qu’un signe survient, j’utilise la solution adaptée afin que l’agent stressant ne prenne pas plus d’ampleur sur ma vie, parce que j’ai tout simplement anticipé.

Tout cela fait que j’ai toujours les idées claires pour trouver des possibilités nouvelles, lorsque je fais le point sur ma situation personnelle et professionnelle.

Pour l’instant, je peux dire que le Lean m’aide à mieux me connaître mais surtout à mieux gérer mon stress au quotidien, malgré un point négatif que je vous expliquerais plus bas dans cet article.Néanmoins, les résultats restent positifs, malgré une fatigue chronique dû au travail.

Mais aujourd’hui, nous allons avant tout aborder dans cet article, le dernier S qui bouclera la boucle de ce chapitre 5S. Ce dernier S est Shitsuke.

Shitsuke – Suivre et évoluer

Le shitsuke va permettre de suivre et faire vivre les 4S précédents grâce à un système de suivi sur de tableaux comportant des indicateurs. Mais ce qui est vraiment intéressant avec cette technique, c’est qu’elle va aussi nous permettre de faire évoluer les CAS. C’est-à-dire que nous pouvons être confrontés à des nouveaux symptômes physiques dut à des évènements nouveaux pouvant être stressants. Ces tableaux vont donc justement nous permettre de rapidement nous y adapter.

J’ai pour cela élaborer ce tableau où sont indiqués quelques CAS présent dans ma vie.

La première colonne est à cocher lorsque j’ai rencontré, dans la journée, un des symptômes annonçant l’agent stressant.
La deuxième colonne indique les CAS élaborés dans les précédents articles. Chaque CAS est donc lié à sa fiche présentant les symptômes et les solutions.
La troisième colonne “observation” est à remplir lorsque j’observe dans la journée quelque chose liée à l’agent stressant présentant une particularité. C’est-à-dire qui ne coïncide pas avec les symptômes rencontrés, ou ayant eu un résultat différent que celui attendu. Cela peut-être aussi un nouveau symptôme ou évènement nouveau ayant soit améliorer ou dégradé l’agent stressant. En somme, tout ce qui peut améliorer la gestion du CAS, que se soit négatif ou positif. Bien sûr, je ferais, par la suite, une mise à jour des CAS avec ces nouveaux éléments.

Ainsi, chaque fois que j’aurais une observation, je l’analyserais afin d’améliorer ma CAS.

Nouveau CAS : Contrôla

Avant d’appliquer cette technique, je vais voulais vous parler de choses qui me tracassent en ce moment et dont je pense qu’il est important de s’y attarder un instant pour mieux avancer par la suite, mais aussi pour vous démontrer l’efficacité de cette méthode en utilisant la méthode du 5S.

Comme vous le savez déjà, depuis que je suis rentré de vacances, je me sens déboussolé et j’ai par conséquent du mal à maintenir mon organisation, bref, je suis débordé.

Pour mieux comprendre ce qui se passait, j’ai décidé , il y a quelques temps, de prendre une feuille et un stylo et d’analyser à travers l’écriture, ce qui ne vas pas et j’ai donc créer une nouvelle CAS. Voici ce qui en est ressorti :

Vous ais-je déjà parlé de contrôla , mon besoin de tout contrôler ? Cette angoisse ou plutôt cette peur que tout m’échappe dans ma vie, est un autre de mes amis qui m’aide à grandir.

Associé au besoin de reconnaissance et à la peur de manquer, contrôla est une amie qui me fait mener la vie dure et ce depuis très longtemps mais il est aujourd’hui tant de changer ça.

Contrôler ma vie, mon argent, ma famille et mes amis ont été longtemps synonyme de souffrance, car je finissais par tout perdre. Aujourd’hui j’ai résolu mes problèmes liés à ma famille et mes amis, mais il me reste encore beaucoup à faire avec ma vie, c’est-à-dire, tout ce qui a trait à l’organisation de ma vie de famille, professionnelle et personnelle. Même si j’ai une organisation qui tient la route, il m’arrive encore quelque fois de faire des sorties de route parce que les évènements de la vie surgissent comme des cerfs traversant une route la nuit. Il me faut alors être prêt pour l’éviter et pour cela il faut des réflexes. Des reflexes j’en ai, mais quelque fois les émotions s’emballent et je finis par perdre pied. Alors je n’arrive plus à me remettre de mes émotions, parce que souvent c’est carrément une horde de cerfs qui traverse la route.

La panique s’installe alors en moi. Je dois donc adapter mon parcours, par conséquent mon organisation à ces imprévus et c’est là que les choses se compliquent. Ca se complique parce que je veux tout contrôler. Lorsque je me fait un plan pour atteindre un objectif, j’ai du mal à être flexible et souple. Pourtant je sais que le secret est d’être solide comme le bambou mais en même temps souple comme le roseau.

Hors, lorsque je fais mon travail d’introspection en utilisant la méthode des 5P, je m’aperçois que je veux contrôler parce que j’ai peur de tout perdre et pour aller un peu plus loin, de mourir de pauvreté comme l’on vécu mes ancêtres auparavant. Tiens, je peux remarquer que contrôla est lié à manqua ma peur de manquer. Je vais donc déjà l’inscrire dans la colonne “observation”. C’est bon à savoir pour la suite de ce défi.

Le contrôle et la maitrise

On voit donc bien que contrôler n’amène que des problèmes, puisque c’est basé uniquement sur une émotion de peur et la peur n’amène jamais rien de bon. Bien au contraire, elle ne fait qu’amplifier les problèmes si elle n’est pas …maitrisée.

Alors quelle est la différence entre le contrôle et la maitrise ?

Le fait de vouloir contrôler quelque chose comme la peur, c’est comme si vous essayer de poser la main sur l’eau pour qu’elle arrête de faire des vaguelettes. Que se passe t’il dans ce cas ? il y a encore plus de vaguelettes. Ainsi, le fait de vouloir contrôler une peur ne fait que l’amplifier et c’est donc ce qui s’est passé. Le pire est que je pensais encore une fois que ça marcherait, que j’arriverais à contrôler ma vie à travers une organisation rigide mais je suis tombé dans le déni, qui lui a amplifier le contrôle par mille.

Pourtant, je connais le principe de la maitrise pour avoir pratiqué les arts martiaux. La maîtrise est le fait de laisser venir ce qui vient. Si on reprend l’image de l’eau, la maîtrise veut qu’ on laisse les vaguelettes agir mais on sait faire en sorte qu’elle ne déborde pas. On anticipe ce qui vient avec bienveillance en utilisant des outils pour empêcher l’eau de déborder de sa cuvette. On a la connaissance des choses, comme dans cet exemple, des propriétés de l’eau. On sait observer et analyser, avec détachement et sans jugement, ce qui vient.

Voici donc la différence entre la maîtrise et le contrôle et elle est énorme ! J’étais tellement absorbé par tout ce que je faisais, car il y avait eu tellement d’impondérables, que j’en ai perdu le fil. J’ai tout de même, voulu tout gérer comme un père, un mari, un représentant du personnel, un ouvrier se doit de faire, en gros comme un vrai chef. Hors, je ne suis pas parfait et je me dois de le reconnaître car c’est là qu’est l’essence même de la maîtrise. Commencer par admettre que l’on est imparfait et quelques fois impuissant devant un déferlement de problèmes. Nous avons tous nos limites. Ah ! égo quand tu nous tiens !

Application

Donc pour reprendre la mise en application de le méthode Shitsuke, maintenant que j’ai décelé ce nouvel agent stressant, j’élabore une CAS afin d’anticiper son arrivée.

Je connais désormais ces symptômes, je vais ainsi pouvoir, dans ma journée utiliser le tableau de bord. Néanmoins, la difficulté que je vais rencontrer pour suivre ce tableau, sera lorsque je suis au travail. Je n’aurais pas toujours conscience de mon état lorsque j’effectue une tâche, alors il me faut mettre en place un programme défini par des horaires, qui me permettra de faire le point sur mon état au cour de la journée. J’utiliserais pour m’aider de mon smartphone que je programmerais pour qu’il m’avertisse au moment venu. Je choisis par conséquent des horaires le matin :

en début de poste du matin à 4h45, puis au moment de la pause à 9 h, ensuite en fin de journée, à 13 heures.
en journée, je mettrais 8 heures, midi, 17 heures et 21 heures avant de me coucher.
et l’après-midi, à 8H, à 12h30, 17 h et 21h30.

J’ai besoin désormais, de connaître mon niveau de stress afin de pouvoir mesurer mon état physiologique au cour de ma journée. Grâce à cet indicateur, je pourrais diagnostiquer mon niveau à chaque créneau horaire du programme. Je vais donc prendre comme référence de base, le niveau de stress du matin, au levé, au moment où généralement tout va encore pour le mieux.

Il sera compris de 1 à 10 dont 10 est le niveau de stress le plus élevé. Je l’inclus désormais dans mon tableau en créant une nouvelle colonne.

Aussi, je transforme la première colonne en ajoutant l’horaire à laquelle j’ai fait une observation et je noterais alors aussi le niveau de stress associé à cet horaire.

En conséquence, à chaque contrôle, je me pose d’abord la question : est-ce que je me sens stressé ? si oui, je donne une note à mon niveau de stress.

Si je pense que non, je diagnostique quand même les signes de mon corps qui eux ne trompent pas : des tensions musculaires, des émotions fortes, des douleurs, etc…

Il est d’ailleurs rare que nous n’ayons pas une once de stress pendant notre journée de travail, étant donné que nous avons tous un objectif à atteindre et que bien souvent le travail prescrit ne correspond pas au travail réel.

Ensuite, j’analyse ces symptômes et j’utilise la méthode des 5P pour trouver quelle est la source de mon stress. Toutes ces méthodes me donneront autant d’indices qui m’aideront à identifier mon agent stressant.

Contrôla

Pour ce qui est de contrôla, voici les symptômes :

au niveau mental : je ressens de la lassitude, démotivation, débordé.
au niveau émotionnel : je ressens de l’inquiétude, mais je ressens aussi de la colère car j’en ai assez de ne jamais être tranquille.
au niveau physique : je suis nerveux, fatigué moralement et physiquement, j’ai toujours sommeil, j’ai mal partout surtout aux articulations et j’ai toujours envie de manger. Le plus marquant est que je n’ai plus envie de pratiquer d’exercices physiques.

A partir de là, je vais chaque jour contrôler les CAS que je rencontrerais grâce aux symptômes qui apparaitront. Le problème est que si j’ai de nombreux CAS, je ne vais pas tous pouvoir les mémoriser. Alors, je vais utiliser l’ application Google Docs avec lequel je créerais mes CAS que je pourrais avoir à porter de main pour les visionner facilement quand ça sera nécessaire et remplir au fur et à mesure durant les contrôles. Ensuite, j’appliquerai les solutions qui me permettront de baisser mon niveau de stress. Si je suis au travail, soit je m’isole dans un endroit à l’abri des regards ou alors si rien ne me gêne, je pratique devant mes collègues.

Mise en situation réelle

Concrètement, le matin au lever, j’évalue mon niveau de stress qui est par exemple à 3 que je note dans mon tableau. Puis, à la première pause, je prends un moment pour évaluer de nouveau mon niveau de stress. Il est à 6, ce qui veut signifie qu’une situation ou un évènement provoque en moi du stress.

J’observe mes pensées, mes émotions et les symptômes physiques :

Au niveau des pensées, je remarque que je suis préoccupé par l’objectif de production à atteindre car je suis en retard.
Au niveau émotionnel, je ressens de la peur qui conscientisée est de l’angoisse, l’angoisse de me faire reprendre par mon responsable et donc dévalorisé.
Au niveau physique, je ressens que j’ai la mâchoire crispée, les épaules tendues, une respiration rapide, mais aussi de la fatigue musculaire surtout au niveau des lombaires.

Ainsi, si je prends les CAS, je remarque que ces symptômes correspondent à Echeca, la peur d’échouer.

Je pratique maintenant les solutions de ma CAS :

au niveau mental, je corrige mes pensées en répétant l’affirmation suivante : je suis en retard, parce que j’ai eu des problèmes mécaniques avec ma machine. Donc c’est justifié.
au niveau émotionnel, ma peur diminue déjà grâce à l’affirmation précédente. De plus, je reconnais cette émotion en l’accueillant sans jugement et si elle vraiment forte, j’utilise mon smartphone pour exprimer sur une page Google Docs ou une note, mon angoisse afin d’en libérer son énergie.
Au niveau physique , je commence par m’étirer en soufflant bien profondément car je sais que la fatigue accentue les idées noirs. Puis je me masse les épaules et fait des exercices d’étirement de la mâchoire. Je termine en fermant les yeux quelques minutes et je fais le vide mental, ce qui aura comme vertu de recharger les batteries.

Résultats :

Je me sens désormais bien plus détendu, les tensions sont atténuées, je me sens aussi moins fatigué car j’ai refait le plein d’énergie et j’ai surtout repris confiance en moi.

Je diagnostique de nouveau mon niveau de stress et il est redescendu à 4 et non à 3 comme c’était le cas au matin, ce qui est normal, car je suis sur mon lieu de travail donc dans un environnement stressant.

Je réédite cette analyse autant de fois que c’est programmé dans la journée afin de maintenir un taux de stress correct c’est-à-dire en dessous de 5.

Conclusion

J’utilise tous les jours cette méthode au travail mais aussi dans ma vie privée et je dois dire qu’elle efficace car elle m’aide à prendre le recul nécessaire afin de pouvoir, l’espace d’un moment, réajuster mes émotions et mes pensées en fonction de la situation stressante vécue.

Certes, elle demande de la rigueur et de la discipline car il faut respecter le programme que l’on s’est fixé dans la journée mais cela ne prend, au final, que très peu de temps pour les bénéfices énormes apportés. Veillez néanmoins, à ne pas tomber dans le contrôle. Accordez-vous des moments de relâchements, c’est important !

Pour finir, la série des 5S est maintenant terminée et je pense que c’est une réussite car elle m’a permis d’exprimer mes émotions, d’en faire le tri, de créer des solutions afin de les atténuer, voir disparaître, mais surtout de les maîtriser en assurant un suivi quotidien dans le but d’optimiser mon bien-être.

Cette méthode permet pour l’instant de suivre les 4S vu dans les précédents articles et de les faire évoluer grâce aux observations rencontrées, mais elle va surtout me permettre de m’y appuyer afin que je puisse continuer à progresser grâce à une autre méthode bien connue du Lean : le Kaizen.

Je vous donne donc rendez-vous dans mon prochain article dédié à mon défi, afin de savoir comment le Kaizen va me permettre d’optimiser mon stress, donc partagez cet article si vous l’avez aimé et surtout donnez-moi vos impressions en me laissant un commentaire.

Bien à vous

Paul

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